Muitas entregas da Black Friday chegaram no condomínio? Os condomínios recebem dezenas de entregas diariamente, mas no período seguinte à Black Friday esse fluxo costuma aumentar. E logo mais teremos o natal, com mais entregas chegando na portaria. Você está preparado para lidar com essa situação?
Seu condomínio tem estrutura para lidar com esse grande número de entregas?
A maioria dos condomínios não têm essa estrutura. Alguns nem sequer possuem porteiros contratados. Em alguns, é o zelador ou o próprio síndico que fica encarregado de receber encomendas e entregar aos proprietários.
Nos condomínios com portaria, os porteiros costumam acumular várias funções. Precisam identificar e autorizar a entrada de visitantes, abrir e fechar o portão da garagem, atender os moradores. Soma-se a isso a tarefa de receber as entregas dos moradores. E quando o fluxo de entregas aumenta, a exemplo do período após a Black Friday, a sobrecarga de trabalho aumenta.
Os porteiros ficam perdidos em meio a todas essas entregas e alguns problemas começam a surgir:
1. Encomendas acumuladas em espaços pequenos. As entregas que são recebidas pelos porteiros ficam empilhadas dentro da portaria ou em outros espaços do condomínio. Isso prejudica o fluxo de trabalho dos porteiros e a entrega para os moradores.
É nessas situações que costumam acontecer os extravios de encomendas. O morador vai buscar sua entrega e o porteiro não encontra de jeito nenhum. Ninguém sabe o que aconteceu, mas o fato é que o morador ficou sem sua entrega. E quem vai ressarcir o morador agora?
2. Os moradores são os mais impactados. Eles ligam na portaria cobrando as encomendas que chegaram mas não foram entregues a eles. Quando a portaria não consegue resolver o problema, o próximo a receber a reclamação é o síndico. E a imagem dele perante o morador pode ser prejudicada se ele não resolver o problema rapidamente.
3. Mais tempo do porteiro cuidando do fluxo de entregas significa menos tempo para cuidar da segurança do condomínio. Uma portaria sobrecarregada é alvo fácil para invasores e criminosos.
Um síndico que está interessado em permanecer no cargo e se preocupa com a comunidade precisa tomar uma atitude. A portaria dos condomínios hoje não é a mesma de 10, 20 anos atrás. Você precisa adotar alguma solução que permita controlar os pacotes que chegam na portaria.
Caso contrário, o caos estará instalado. Os moradores vão perceber o problema e vão reclamar. Sua imagem vai ficar prejudicada e esse pode ser o seu último mandato como síndico.
E já existe uma solução simples e eficiente para lidar com esse e outros problemas de gestão e comunicação no condomínio.
Aplicativo para condomínio com gestão de entregas e outros recursos de gestão e comunicação
Um aplicativo é uma solução fácil e acessível para condomínios com portaria que querem realizar o controle das encomendas que chegam de maneira eficiente. Garantindo a segurança do condomínio e a integridade dos pacotes dos moradores.
Descubra como funciona a gestão de entregas do TownSq, aplicativo usado em mais de 20 mil condomínios
A encomenda chega na portaria e é registrada pelo porteiro usando o aplicativo. As principais informações são registradas e o pacote fica na lista de entregas “pendentes”, aguardando a retirada do morador.
O morador recebe uma notificação no seu celular e em seu email avisando que uma entrega está aguardando sua retirada na portaria.
O morador se dirige até a portaria e faz a retirada da encomenda. O porteiro, novamente usando o aplicativo, registra a entrega e a encomenda fica na lista de encomendas “entregues” no aplicativo.
O síndico pode, a qualquer momento, obter um relatório com todas as informações da gestão de entregas: quem recebeu a encomenda, quem retirou a encomenda, imagens das encomendas, assinaturas, comentários, etc.
Usar o TownSq para gestão de entregas não significa que você não possa continuar usando o caderninho
Alguns condomínios preferem aliar as duas estratégias: registram a chegada e entrega de encomendas no aplicativo e também mantém um registro em papel do fluxo. Ou seja: você pode aliar ou não essas estratégias, fica a seu critério.
Mas é importante que você adote uma solução fácil e segura para a gestão de entregas. E o TownSq já provou ser o melhor aplicativo para gestão e comunicação nos condomínios. Quem diz isso são os próprios membros das comunidades onde o TownSq foi implantado:
“Como porteiro, eu digo que foi o melhor sistema de acesso ao condomínio que eu já trabalhei. É muito fácil e simples de usar e eficiente!”
Jhony Lopes, porteiro
“A utilização do app do condomínio é muito boa! Os moradores são bem engajados e eu uso bastante o aplicativo para comunicação”.
Helder Lacerda, síndico
“Acesso super fácil para os moradores e informações centralizadas. Consequentemente, um condomínio muito mais organizado!”
Ana Paula Schmiedel, moradora
TownSq é o aplicativo completo para o seu condomínio. Recursos de gestão de entregas, reserva de espaços, livro de ocorrências online e muito mais!
• Moradores reservam as áreas de lazer do condomínio sem dificuldade. O recurso evita a realização de reservas duplicadas e permite otimizar o uso dos espaços.
• Livro de ocorrências online é o fim dos conflitos e reclamações no grupo do condomínio. O recurso existe para registrar demandas dos moradores. A demanda fica registrada e pode ser enviada diretamente para zelador ou outro membro da gestão. Síndico pode acessar a demanda e o morador é notificado durante todo o processo.
• As atividades do síndico e de sua equipe ficam registradas no aplicativo. É possível criar lembretes para manutenções periódicas. É possível obter também um histórico das tarefas: o que foi e o que não foi realizado.
• Mensagens e circulares permitem que o síndico entre em contato com os moradores em segundos. Ele consegue verificar quem visualizou os avisos.
