Fim de ano e começo do ano seguinte é normalmente o período de assembleia geral ordinária. Momento dos síndicos apresentarem a prestação de contas dos 12 meses anteriores. Esse deveria ser um trabalho fácil, mas a realidade costuma ser diferente: prestação de contas se tornou um pesadelo para alguns síndicos.
Essa não era para ser uma tarefa difícil. Para prestar contas perante a assembleia, o síndico precisa de algumas informações:
- Extrato das contas bancárias do condomínio, resumindo a entrada e saída de recursos do condomínio
- Comprovantes de pagamento, demonstrando os gastos do condomínio no período
- Comprovantes de arrecadação, demonstrando os recursos que foram obtidos pelo condomínio no período
- Dados de inadimplência, que impactam diretamente na saúde financeira do condomínio
E como o síndico faz para obter essas informações?
A maioria dos condomínios adota uma solução de administração de condomínio: as auxiliares de administração, também chamadas de “administradoras”. São elas que centralizam as informações financeiras do condomínio e permitem que o síndico saiba qual é a situação econômica do condomínio.
O problema surge quando o acesso a essas informações é difícil
Você perde tempo esperando todos os documentos necessários para a prestação de contas? A administradora sabe que você precisa das informações, mas só entrega depois de cobrada? Isso está errado.
Um piloto voando sem radar não é muito diferente de um síndico gerindo as contas do condomínio sem acesso às informações financeiras. E se você passa por isso, fique sabendo que não está sozinho: existem outros síndicos que se sentem lesados pela falta de transparência.
Porque essa dificuldade para obter informações tem nome: falta de transparência
E a administradora pode escolher se vai ou não priorizar a transparência na prestação de seus serviços. Os seus condôminos valorizam a transparência, esperam que a sua gestão seja transparente. E para promover uma gestão transparente, você depende de uma administradora transparente.
As informações estão disponíveis, mas você precisa digitalizar tudo
Extrato da conta, comprovantes, dados de inadimplência: você recebe tudo isso impresso? Precisa repassar essas informações para o computador? Difícil de entender que o banco permite que você acesse o extrato da conta bancária digitalmente, mas a administradora envia o extrato impresso. A administradora poderia colocar todas as informações em uma planilha e enviar para você. Isso facilitaria bastante o seu trabalho. Mas, para eles, é mais fácil enviar o pdf com o comprovante de pagamento.
A prestação de contas continuará sendo um sufoco para você enquanto não houver transparência por parte da administradora
A administradora interfere diretamente na prestação de contas. Uma administradora que não preza pela transparência é parte do problema, assim como uma administradora que oferece transparência é parte da solução. A administradora precisa ajudar você nessa tarefa, precisa facilitar a prestação de contas. A falta de transparência não pode ser tolerada. Afinal de contas, o condomínio está pagando pelo serviço. Você quer que o condomínio continue pagando para receber um serviço de baixa qualidade?
A transparência da administradora merece atenção porque pode determinar o sucesso ou fracasso da sua gestão
Sua imagem perante a comunidade pode ficar prejudicada. Imagine só: você está apresentando a prestação de contas para a comunidade e surge um conflito de informações, ou um condômino faz uma pergunta que você não sabe responder porque não teve acesso às informações. O que os presentes na reunião vão pensar a seu respeito?
E você? Como se sente sabendo que é possível uma prestação de contas mais eficiente, mas a sua administradora se recusa em facilitar o seu trabalho?
Todas as informações financeiras do condomínio disponíveis? É possível. Relatório de prestação de contas em segundos? É uma realidade. Já está provado que a prestação de contas pode ser mais fácil. Depende de uma administradora transparente.
TownSq é a garantia de um serviço de qualidade, de um parceiro para o síndico, de uma prestação de contas eficiente
Essa é a solução adotada em mais de 20 mil condomínios no Brasil, Estados Unidos, Canadá e México. Inclui aplicativo de gestão e comunicação para síndico e moradores, plataforma financeira para o condomínio e serviços de gestão fiscal e folha de pagamento.
Sabe as tarefas da prestação de contas? Veja como funciona no TownSq
- Extrato das contas bancárias do condomínio: disponível a qualquer momento para o síndico
- Comprovantes de pagamento: pagamentos realizados em até 12h e comprovantes disponíveis instantaneamente
- Comprovantes de arrecadação: todas as informações de arrecadação disponíveis e armazenadas
- Dados de inadimplência: números, gráfico comparativo, histórico de negociação e outras informações disponíveis e atualizadas
Para obter o relatório de prestação de contas, basta acessar a plataforma e fazer o download do documento.
O TownSq apresenta para o síndico todas as informações financeiras do condomínio sem complicação: comprovantes de pagamento e arrecadação, extrato das contas, relatório de prestação de contas, balancete mensal, gráfico da execução orçamentária, dados de inadimplência, etc.
Com todas as informações disponíveis fica mais fácil realizar a sua gestão. E o TownSq facilita ainda mais o seu trabalho garantindo a gestão fiscal e a gestão da folha de pagamento dos funcionários do condomínio:
- Você não se preocupa em recolher impostos e realizar as declarações obrigatórias mensais e anuais do condomínio
- Os funcionários contratados pelo condomínio terão a folha de pagamento gerida pela equipe da TownSq
TownSq é também o aplicativo de gestão e comunicação de condomínios mais bem avaliado
Os recursos do aplicativo são tornar o seu trabalho mais eficiente e permitir o atendimento rápido das demandas dos moradores. Confira os recursos disponíveis no TownSq:
- Livro de ocorrências online: moradores registram suas demandas, que podem ser direcionadas automaticamente para o zelador ou outro membro da equipe. Tudo fica registrado e o morador acompanha o andamento do seu chamado.
- Reserva das áreas de lazer: moradores reservam as áreas de lazer em segundos, sem chance de reservas duplicadas. Diminui também a ociosidade dos espaços.
- Autorização de portaria: visitantes e prestadores de serviço podem receber uma pré-autorização dos moradores. Ao chegarem na portaria, eles apresentam um código QR que permite a entrada no condomínio. E o morador é notificado.
- Gestão de entregas: moradores são notificados sobre a chegada de encomendas suas na portaria do condomínio.
- Atividades: as tarefas do síndico e de sua equipe podem ser registradas e monitoradas no aplicativo. Incluindo lembretes para as manutenções periódicas e outras tarefas importantes.
Documentos, enquetes, mensagens, circulares: recursos de comunicação para facilitar o seu trabalho.
Conheça os síndicos que já estão economizando tempo na prestação de contas
São mais de 20 mil condomínios usando a solução e muitos síndicos satisfeitos com a transparência do TownSq.
A síndica Rafaela Beckert trocou um “serviço anterior que não oferecia o acompanhamento em tempo real das finanças do condomínio” pelo TownSq. Antes ela precisa ligar para a administradora para saber se tinha dinheiro em caixa, e agora tem mais autonomia “e uma equipe sempre pronta para ajudar no que for preciso”
O síndico Marcílio Acosta escolheu o TownSq. O resultado foi mais autonomia na gestão e menos gastos na taxa de administração. Esse dinheiro que sobrou foi usado pelo síndico para promover melhorias no patrimônio dos condôminos.
“Mantive o mesmo valor da taxa condominial cobrada aos moradores. E, com o que sobrou em caixa, conseguimos promover pintura, iluminação, elevador, caixa d’água. Instalamos cerca elétrica. Tudo isso sem precisar arrecadar um centavo a mais.”
