Você saberia me dizer quanto o condomínio tem em caixa hoje? Ou se o condomínio está no azul ou no vermelho? Quantos moradores estão inadimplentes nesse momento?
Se você não tem a resposta para essas perguntas, nós temos um problema. Mesmo que a culpa não seja sua.
Inúmeros complicações podem surgir quando o síndico não sabe qual é a real situação financeira do condomínio.
A imprensa já noticiou diversos casos de condomínios vítimas de desvios e estelionatos.
Um condomínio em Belo Horizonte teve 20 mil reais de sua conta gastos indevidamente, segundo uma moradora.
No litoral de São Paulo, oito condomínios teriam sido vítimas de práticas indevidas do serviço que estava responsável pela gestão financeira das comunidades.
O síndico de um desses condomínios descobriu que um dos responsáveis pela prestação do serviço teria feito um empréstimo em nome do condomínio, com ata de assembleia forjada e tudo.
O que chama atenção nesse e em outros casos é que o problema só foi identificado no momento em que o síndico ou membros da gestão do condomínio foram observar os documentos financeiros.
Isso mostra que o síndico precisa estar atento, precisa ter acesso às informações financeiras do condomínio em tempo real.
Mas o que se vê na prática é o contrário: síndicos que encontram dificuldade para acessar extrato, comprovantes e relatórios. Quer um exemplo disso?
O Pedro é síndico do condomínio onde mora, em São Paulo. Responsável por uma comunidade com 150 apartamentos e mais de 500 moradores. Ele concilia esse trabalho com outra profissão. Ou seja: ele resolve problemas do condomínio no horário de “descanso”.
O principal problema no condomínio do Pedro tem a ver com a gestão financeira. Um problema difícil de resolver por alguns motivos:
Ele demora dias para acessar informações como o extrato da conta do condomínio.
Ele nunca sabe exatamente quanto dinheiro está em caixa porque as informações vem com atraso. Ele recebe o extrato da segunda na quinta e não fica sabendo o que aconteceu na terça e na quarta.
Desse jeito ele nunca vai ficar sabendo qual é a exata situação financeira do condomínio em determinado momento.
É difícil também para solicitar pagamentos. Ele precisa fazer o pedido com dias de antecedência. Precisa enviar um email para o assessor responsável pelo condomínio. É um vai e vem de emails até que o pagamento seja feito. Pagamento por vezes feito na conta errada.
Ele achou que entrando em contato pelo WhatsApp seria mais fácil, mas não foi: os pagamentos continuam demorando para acontecer.
E aqui estamos falando apenas de tarefas cotidianas: solicitar pagamentos, conferir o extrato, etc.
O bicho pega quando chega a hora de fazer a prestação de contas.
O Pedro precisa fazer a conciliação bancária mensalmente. A cada 30 dias ele confere se aquilo que está no extrato está de acordo com o planejamento financeiro. E ele faz isso sozinho.
Estamos falando de um condomínio com 150 apartamentos e de um síndico que concilia o trabalho no condomínio com outra profissão. Um síndico que está pedindo socorro, mas ninguém parece querer ajudar.
Os moradores reclamam do serviço financeiro que o condomínio contratou. Todo mundo está insatisfeito e sendo prejudicado pela situação. Mas, até agora, o síndico parece não ter tomado uma atitude.
E qual é o reflexo disso? Pedro está com uma imagem péssima no condomínio:
Os moradores culpam o síndico pelos problemas
O síndico não tem tempo para resolver os problemas
Os moradores culpam o síndico por não resolver os problemas
E assim em diante…
Está na hora do Pedro e outros síndicos e síndicas que passam por situações parecidas tomarem uma atitude.
É preciso tomar uma atitude em nome dos condôminos, que pagam por serviço de gestão financeira de baixa qualidade, que impacta na valorização dos imóveis.
E em nome do próprio síndico, que está sem tempo para a família e para a profissão. Incluídos aqui os síndicos que querem crescer na carreira e agora estão diante da possibilidade de perder a eleição e até perder o mandato.
Gestão financeira eficiente: é disso que o síndico precisa
Você já viu uma gestão financeira eficiente?
Eu explico abaixo qual é o efeito de uma gestão financeira eficaz no condomínio. E quem me ajuda nessa explicação é o TownSq, o principal parceiro de síndicos e síndicas.
A gestão financeira eficiente é aquela na qual o síndico tem acesso à movimentação do condomínio em tempo real: extrato, arrecadações, despesas, pagamentos, comprovantes, balancete e relatórios.
• Extrato da conta sempre atualizado, disponível a qualquer momento
• Balancete e relatório de prestação de contas disponíveis, mediante um clique
• Detalhes das arrecadações, tudo sobre aquilo que o condomínio recebeu em caixa. Incluindo relatório atualizado de inadimplência
• A lista de despesas do condomínio: aquelas já realizadas e as programadas, visíveis para o síndico. E os comprovantes dos pagamentos
Eficiência também no atendimento ao síndico e aos moradores do condomínio
• A exemplo da equipe de sucesso do cliente do TownSq, que está disponível para atender demandas e está sempre de olho em qualquer situação atípica, pronta para resolver o problema que surgir
• Uma equipe que se reúne a cada 3 meses com o síndico para avaliar de que maneira pode ajudar o condomínio a alcançar seus objetivos: seja diminuir a inadimplência, aumentar a arrecadação ou apaziguar os conflitos.
Eficiência gera economia. Mais especificamente uma redução de mais de 30% no gasto com a taxa de administração.
• Essa é a média de economia observada nos condomínios onde o síndico usa o TownSq para a gestão financeira.
Quando a gestão é mais eficiente, o síndico perde menos tempo
95% Mais eficiente
O TownSq economiza o tempo que o síndico gasta com tarefas da gestão financeira em 95%
Esse é o resultado de uma comparação entre o tempo que um síndico leva desempenhando ou aguardando para desempenhar tarefas da gestão financeira com a ajuda do TownSq e de outros serviços.
No TownSq é assim:
• Solicitação de pagamento: cada pagamento leva cerca de um minuto para ser solicitado
• Prestação de contas: 25 segundos para obter o relatório de prestação de contas de cada mês
• Realização orçamentária: 25 segundos para verificar se a realização orçamentária está de indo acordo com a previsão
• Extrato: 15 segundos para conferir o extrato da conta do condomínio
• Conciliação bancária: ela é feita de maneira automática
• Gestão fiscal: o síndico não gasta nem um minuto com essa tarefa
Esse resultado é a prova de que o TownSq é mais eficiente, mais ágil e poupa o tempo do síndico.
| GESTÃO INEFICIENTE | GESTÃO EFICIENTE COM O TOWNSQ |
| Dias de espera para acessar extrato, relatórios, balancete e comprovantes. Difícil saber se o condomínio está no azul ou no vermelho. | Síndico tem acesso a extrato, relatórios, balancete e comprovantes em tempo real. Ele sabe qual é a situação do condomínio a qualquer momento. |
| Somente o responsável pelo condomínio na administradora é capaz de responder às dúvidas. Falta autonomia para o síndico. | Liberdade para o síndico, que tem acesso a todas as informações no celular e no computador. |
| Organizar as contas do condomínio é um desafio quando o síndico precisa conciliar informações manualmente. | O síndico pode criar categorias e organizar as informações como quiser. A conciliação bancária é automática. |
| A previsão orçamentária foi aprovada há alguns meses, mas o síndico não sabe se o que foi aprovado está sendo executado. | Um quadro interativo compara aquilo que foi previsto e o que está sendo executado e o síndico consegue visualizar rapidamente. |
| Mais espera para agendar pagamentos. Cancelar em cima da hora é impossível. Isso quando o pagamento não é feito na conta errada. | É possível agendar e cancelar pagamentos no mesmo dia. O síndico sabe qual conta fará o pagamento, o que diminui a chance de erro. |
| Demora para receber informações fundamentais para a prestação de contas. Demora para receber atendimento, até pelo WhatsApp. | Relatório de prestação de contas atualizado, disponível a qualquer momento. Atendimento de qualidade, preocupado com o sucesso do síndico. |
A síndica Rafaela Beckert escolheu o TownSq e ganhou mais autonomia
A Rafaela assumiu o condomínio onde mora e encontrou dificuldades para lidar com o serviço de gestão financeira à época. Segundo ela:
”O serviço anterior não oferecia o acompanhamento em tempo real das finanças do condomínio e isso atrapalhava minha gestão. Sempre que queria comprar algo, tinha que ficar ligando para perguntar se tinha dinheiro em caixa.”
Rafaela Beckert, Síndica – Curitiba/PR
A síndica saiu em busca de um serviço mais adequado para o condomínio e encontrou o TownSq. E o resultado é esse:
“Agora tenho muito mais autonomia na minha gestão, tenho tecnologia a meu favor e uma equipe sempre pronta para me ajudar no que eu preciso.”
Rafaela Beckert, Síndica – Curitiba/PR
Você tem a oportunidade de conhecer o TownSq gratuitamente e descobrir como ele pode ajudar no seu trabalho
Você que está lendo esse texto já teve o privilégio de conhecer o TownSq, a solução completa para facilitar o trabalho do síndico e melhorar a vida em condomínio. Agora, você tem a oportunidade de adotar o TownSq para a gestão financeira do seu condomínio.
Demonstrando seu interesse agora, você leva o TownSq para o condomínio com tudo incluso:
Plataforma financeira, que permite:
• Acessar extrato da conta, balancetes, relatório de inadimplência
• Realizar pagamentos e monitorar os gastos do condomínio
• Baixar relatório de prestação de contas em um clique
• Serviços financeiros de gestão fiscal e folha de pagamento dos empregados do condomínio: você não se preocupa mais com a parte mais burocrática da gestão
E MAIS: aplicativo de gestão e comunicação para o condomínio, que permite:
Comunicação entre síndico e moradores: menos conflitos, mais organização
• Inclui livro de ocorrências online, que registra as demandas dos moradores e evita mensagens desagradáveis no grupo do condomínio
Moradores cientes, síndicos tranquilos
• Síndico emite circulares digitais e moradores são avisados sobre questões importantes do condomínio. Os documentos mais relevantes estão disponíveis para download
Portaria ágil e áreas de lazer fáceis de usar
• O controle de entregas evita o acúmulo de encomendas e a cobrança dos moradores. A autorização de visitantes na portaria, emitida pelos moradores, torna mais ágil e seguro o fluxo de entrada e saída. As áreas de lazer são agendadas pelos próprios moradores e reservas duplicadas deixam de existir.
